Heute komme ich nochmal auf den gestrigen Beitrag zurück. So eine Terminkoordination wird in der Regel nicht leichter, je mehr Teilnehmer es zu koordinieren gibt.
Ich weiß gar nicht mehr, wie man das früher bei größeren Gruppen gemacht. Vermutlich ging der Terminkoordination ein regelrechter Telefonmarathon voran, um sich für einen oder mehrere Terminen fest zu verabreden.
Heutzutage kann man ja glücklicherweise auf unterschiedliche Hilfsmittel zurückgreifen. Eines davon wollte ich für diesen Zweck mal testen: Doodle.
Eigentlich ist diese Form der Terminkoordination ganz leicht: man gibt auf der Plattform einen oder mehrere Terminvorschläge vor, lädt die gewünschten Teilnehmer ein, die dann die vorgeschlagenen Termine mit „ja“, „nein“ oder „wenn es sein muss“ bewerten. Doodle ermittelt dann automatisch die höchste Trefferquote, an die man sich halten kann oder nicht.
So leicht, so schwierig eigentlich. Denn eine erfolgreiche Doodle Abstimmung erfordert, dass auch alle Eingeladenen daran teilnehmen, weil sonst nicht klar ist, ob die Termine passen. Klarheit kann dann wieder nur eine kurze Mitteilung oder ein Anruf geben.
Ein weiterer schwieriger Punkt, den ich gar nicht bedacht hatte, war, dass Doodle heutzutage inflationär benutzt wird. Viele Bekannte und Verwandte meiner Adressaten verwenden Doodle, um ihrerseits Treffen, Parties, Proben oder Auftritte zu koordinieren.
Nicht selten kommt es dann vor, dass mehrere Doodle Anfragen fast gleichzeitig mit denselben Terminen eintrudeln. Wie also soll man priorisieren? Oder wie schnell muss geantwortet werden, da es vorkommen kann, dass Termine parallel auch noch per Mail oder Telefon angefragt werden. Oder manchmal gib es zusätzlich noch telefonisch übermittelte Einschränkungen zu den jeweiligen Terminen.
Was die Arbeit für den Organisator leicht macht, kann für den Adressaten zum Information-Overkill führen, die nicht selten eine spontane Entscheidungsparalyse nach sich zieht.
Trotzdem habe ich mich für Doodle entschieden – und die Terminierung ging mit wenigen klärenden Telefonaten leicht von der Hand. Nur einmal bekam ich den Hinweis, dass einer meiner Adressaten keinen Bock auf wissenschaftliche Abhandlungen hatte und so eine Terminplanung doch keine Raketentechnik sei.
Ist sie aber manchmal eben doch.